شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI ها به سازمان ها کمک می کنند تا پیشرفتشان را به سوی اهداف مورد نظر تعریف و اندازه گیری کنند. بدین معنا که در یک حوزه مثل مالی، تولید، فروش و … برای اندازه گیری عوامل حیاتی سازمان سنجه هایی تعریف می کنیم و برای هر یک هدف گذاری می کنیم. بعد از آن با مانیتور کردن این شاخص ها می توانیم میزان فاصله را از اهداف مشخص کنیم.

شاخص‌های کلیدی عملکرد از هر نوعی که انتخاب شوند، باید منعکس‌کننده اهداف سازمان باشند و به عبارتی در موفقیت شرکت، نقش کلیدی داشته و قابل اندازه‌گیری باشند. شاخص‌های کلیدی عملکرد عموماً مربوط به ملاحظات بلندمدت هستند و معمولاً تعریف و چگونگی اندازه‌گیری آن‌ها تغییر نمی‌کند. زمانی که سازمانی به اهدافش نزدیک‌تر شود یا اهدافش تغییر کند، ممکن است شاخص‌های کلیدی عملکرد آن نیز تغییر نماید.

شاخص اصلی عملکرد (KPI) چیست؟

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) شاخص های مهم (کلیدی) پیشرفت به سمت یک نتیجه مورد نظر هستند. KPIها تمرکز خود را برای بهبود استراتژیک و عملیاتی فراهم می کنند. مبنایی تحلیلی برای تصمیم گیری ایجاد می کنند و به تمرکز توجه بر روی بیشترین اهمیت کمک می کنند. همانطور که پیتر دراکر معروف گفت: آنچه اندازه گیری می شود انجام می شود.

مدیریت با استفاده از KPI شامل تعیین اهداف (سطح مطلوب عملکرد) و ردیابی پیشرفت در برابر آن هدف است. مدیریت با KPI اغلب به معنای تلاش برای بهبود شاخص های برجسته است که بعداً مزایای عقب افتاده را به همراه خواهد داشت. شاخص های برجسته پیش درآمد موفقیت در آینده هستند. شاخص های عقب مانده نشان می دهد که سازمان چقدر در دستیابی به نتایج در گذشته موفق بوده است.

KPI های خوب:

شواهد عینی پیشرفت در جهت دستیابی به نتیجه مطلوب را ارائه دهید.

آنچه برای اندازه گیری در نظر گرفته شده است را برای کمک به تصمیم گیری بهتر، اندازه گیری کنید.

مقایسه ای را ارائه دهید که میزان تغییر عملکرد را در طول زمان اندازه گیری کند.

می تواند کارایی، اثربخشی، کیفیت، به موقع بودن، حاکمیت، انطباق، رفتارها، اقتصاد، عملکرد پروژه، عملکرد پرسنل یا استفاده از منابع را ردیابی کند.

بین شاخص های پیشرو و عقب مانده متعادل هستند.

ارزش نسبی هوش تجاری مجموعه ای از اندازه گیری ها هنگامی که سازمان بفهمد چگونه از معیارهای مختلف استفاده می شود و چگونه انواع مختلف اندازه گیری ها به تصویر نحوه کار سازمان کمک می کند، مقدار قابل توجهی بهبود می یابد.

KPI ها را می توان به انواع مختلفی تقسیم کرد:

ورودی ها صفات (مقدار ، نوع ، کیفیت) منابع مصرف شده در فرآیندهای تولید کننده را اندازه گیری می کنند

اقدامات فرآیند یا فعالیت بر چگونگی کارایی، کیفیت یا سازگاری فرایندهای خاص مورد استفاده برای تولید یک خروجی خاص متمرکز است. آنها همچنین می توانند کنترل های مربوط به آن فرایند را اندازه گیری کنند.  مانند ابزارها، تجهیزات مورد استفاده یا آموزش فرآیند خروجی ها نتیجه معیارهایی هستند که نشان می دهند.چه مقدار کار انجام می شود و آنچه تولید می شود را تعریف می کند.

نتایج بر روی دستاوردها یا تأثیرات متمرکز می شوند و به عنوان نتایج متوسط طبقه بندی می شوند. مانند آگاهی از نام تجاری مشتری (نتیجه مستقیم، مثلاً بازاریابی یا ارتباطات)، یا نتایج نهایی، مانند حفظ مشتری یا فروش (که تحت تأثیر افزایش آگاهی از برند) است.

اقدامات پروژه به سوالات مربوط به وضعیت قابل تحویل و پیشرفت مهم مربوط به پروژه ها یا ابتکارات مهم پاسخ می دهد. هر سازمانی هم به اقدامات استراتژیک و هم به اقدامات عملیاتی احتیاج دارد و برخی از آنها معمولاً وجود دارد.

اقدامات استراتژیک با تمرکز بر نتایج در نظر گرفته شده، مطلوب نتیجه نهایی یا نتیجه متوسط​​،.پیشرفت را به سمت اهداف استراتژیک دنبال می کند. هنگام استفاده از کارت امتیازی متوازن، از این اقدامات استراتژیک برای ارزیابی پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک خود استفاده می شود که در هر چهار دیدگاه کارت امتیازی متعادل زیر نشان داده شده است.

چهار دیدگاه کارت امتیازی متعادل :

  • مشتری / سهامدار
  • مالی
  • فرایندهای داخلی
  • ظرفیت سازمانی

اقدامات عملیاتی، متمرکز بر عملیات و تاکتیک ها، و طراحی شده برای اطلاع رسانی تصمیمات بهتر در مورد تحویل محصول،.خدمات روزمره یا سایر عملکردهای عملیاتی اقدامات پروژه، که بر پیشرفت و اثربخشی پروژه متمرکز است.

اقدامات خطر، که بر روی عوامل خطر متمرکز است که می تواند موفقیت ما را تهدید کند.

اقدامات کارمندی، که بر رفتار، مهارت ها یا عملکرد انسان مورد نیاز برای اجرای استراتژی متمرکز است.

برای کمک به درک اینکه چگونه استراتژی به طور موثر اجرا می شود،.می توان از یک خانواده کامل از اقدامات، از جمله اقدامات هر یک از این دسته ها استفاده کرد.

فهرست