مقدمه
یکی از کلیدی‌ترین دغدغه‌های تمام سازمان‌ها، سنجش شایستگی‌های نیروی انسانی در زمان استخدام، انتصاب و حتی در طول دوران انجام وظیفه است. کیفیت عملکرد هر سازمان بیش از هر چیز، به کیفیت عملکرد نیروی انسانی آن سازمان وابسته است. و کیفیت عملکرد نیروی انسانی، مستقیماً متاثر از شایستگی‌های افراد است. برخی از شایستگی‌ها مانند تحصیلات و سوابق اجرایی دارای گواهینامه و مستندات مکتوب و قابل استناد هستند.
امّا برای اطلاع از بخش عمده‌ای از شایستگی‌ها به خصوص نگرش‌ها و شایستگی‌های ذهنی و رفتاری، مستنداتی وجود ندارد. از طرفی در تاثیرگذاری نگرش‌ها و شایستگی‌های ذهنی و رفتاری در عملکرد افراد و کل سازمان تردیدی وجود ندارد. به همین علت، تدوین مدل و روشی برای سنجش شایستگی‌های کارکنان سازمان تبدیل به یک ضرورت انکار‌ناپذیر برای مدیریت عملکرد نیروی انسانی و در نتیجه مدیریت عملکرد کل سازمان شده است.
شایستگی چیست؟
تعریف نظری
شایستگی عبارت است از هرگونه دانش، مهارت، توانایی یا کیفیت شخصی که از طریق رفتار نشان داده شده و منجر به تعالی خدمت‌دهی میشود.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور ویژگی‌هایی است که هر شاغل جهت انجام بهینه وظایف شغلی دارای آن بوده و یا با گذراندن دوره‌های آموزشی مربوطه یا به وسیله کسب تجربه، می‌تواند آن ویژگی‌ها را کسب کند.
ارزیابی
تعریف نظری
ارزیابی، عمل یافتن ارزش هر چیز است. در حوزه علوم مدیریت، ارزیابی یعنی سنجش و اندازه‌گیری کار و نتیجه به دست آمده از آن، با مقیاس و شاخصی که کمیت و کیفیت مورد نظر را دقیق، عینی و به دور از داوری‌های شخصی و ملاک‌های مبهم، ارزشیابی و اندازه‌گیری کند.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور از ارزیابی سنجش و اندازه‌گیری، سطح شایستگی‌های کارکنان یک سازمان است.
دانش
تعریف نظری
به معنی برخورداری از علم نظری و آگاهی در مورد یک موضوع.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور اطلاعات و آگاهی نظری هر یک از کارکنان در حوزه مخصوص شغلی است.
مهارت
تعریف نظری
به معنی توانایی انجام درست یک کار یا حرفه.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور قدرت به اجرا درآوردن دانش و آگاهی نظری در حوزه شغلی است.
توانایی
تعریف نظری
به معنی دانستن و توانستن (مهارت انجام عملی و استفاده از دانش) می‌باشد.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور استعدادها و ویژگی‌های فردی و همچنین آن دسته از دانش و مهارت‌هایی است که در وجود فرد نهادینه شده است.
نگرش
تعریف نظری
بینش، تفکر و نحوه نگاه هر فرد نسبت به محیط و وقایع را نگرش می‌نامند.
تعریف عملیاتی
در این طرح منظور نوع نگاه و تصور هر یک از کارکنان نسبت به موضوعات و مسائل شغلی و سازمانی است.
شایستگی چیست؟
تعاریف متعددی از شایستگی توسط محققان و صاحب نظران حوزه علوم انسانی مطرح شده است از جمله:
شایستگی‌ها عبارتنداز ویژگی‌های شناختی (مانند دانش‌ها و مهارت‌ها)، احساسی (مانند نگرش‌ها و ارزش‌ها)، رفتاری و انگیزشی یک فرد او را قادر به عملکرد موفق در یک شغل یا موقعیت خاص می‌سازند.
نکته مهم
شایستگی‌ها ویژگی‌های اساسی یک فرد هستند که از طریق رابطه علت و معلولی با عملکرد عالی و اثربخش او در یک شغل ارتباط دارند. شایستگی‌ها عبارتند از دانش‌ها، مهارت‌ها، توانایی‌ها و رفتارهایی که یک شاغل برای انجام موفق شغل خود به کار می‌برد و نیز اهرم‌های قدرت مربوط به کارمند برای تحقق نتایجی هستند که با استراتژی‌های کسب و کار سازمان پیوند خورده‌اند.
تعریف جامع شایستگی
شایستگی‌ها ویژگی‌های فردی از جمله دانش، مهارت، توانایی و نگرش هستند که فرد با در اختیار داشتن آنها می‌تواند فعالیت‌های شغلی خود را به شکل صحیح و مطلوب انجام دهد.
مدیریت شایستگی
مدیریت شایستگی به عنوان یک ابزار استراتژیک برای بهبود عملکرد سازمان‌ها مطرح است. مدیریت مبتنی بر شایستگی بر به کارگیری مجموعه شایستگی‌های منابع انسانی و توسعه این شایستگی‌ها در راستای پیشبرد اهداف سازمان تاکید دارد. همچنین بر شناسایی و توسعه دانش‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌های شغلی و سازمانی کارکنان تمرکز می‌کند تا بتواند نتایج عملکرد فرد و سازمان را بهبود بخشد. در مدیریت مبتنی بر شایستگی، افراد سازمان، متناسب با شایستگی‌هایشان در فعالیت‌ها و تصمیمات سازمان مشارکت داده میشوند.
مدیریت شایستگی شامل مراحل ذیل است:
- تعیین نیازمندی شایستگی‌های مشاغل سازمان
- تعیین سطح مطلوب شایستگی‌های مورد نیاز سازمان در هر شغل
- ارزیابی شایستگی کارکنان
- تعیین فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های هر شغل
- تعیین اقدامات اجرایی برای رفع فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های هر شغل
- اجرای اقدامات برای رفع فاصله میان شایستگی کارکنان و سطح مطلوب شایستگی‌های شغل (تغییر شغل، آموزش و …)
- حفظ و توسعه شایستگی‌های کارکنان
مرحله تاثیرگذار شایستگی
یک مرحله بسیار تاثیر گذار در این فرآیند که اغلب سازمان‌ها به دلایل مختلف در اجرا و پیاده‌سازی آن با مشکل مواجه میشوند، مرحله ارزیابی شایستگی کارکنان است. از جمله این دلایل میتوان به این موارد اشاره کرد پیچیدگی‌های علمی و اجرایی زیاد، نبود نیروی انسانی متخصص در حوزه شایستگی و هزینه و زمان قابل توجه.
تعریف ارزیابی شایستگی
ارزیابی شایستگی در دو حوزه تعریف میشود.
1. ارزیابی شایستگی‌های مطلوب یک شغل
با مطالعه و تجزیه و تحلیل اهداف و ماموریت‌های سازمان و همچنین ویژگی‌ها و شرح وظایف هر یک از مشاغل، شایستگی‌های لازم برای ایفای نقش در شغل مورد نظر تعیین میشود. همچنین سطح مطلوب شایستگی‌های تعیین شده برای هر شغل نیز با تجزیه و تحلیل جایگاه و فعالیت‌های شغل مشخص می‌گردد.
2. ارزیابی شایستگی‌های شاغل
هر یک از افراد شاغل در یک سازمان، دارای شایستگی‌هایی هستند که تعیین کننده توانایی آنها در ایفای نقش مطلوب در یک یا چند شغل است. شایستگی‌های افراد شاغل می‌تواند مشابه یا متفاوت از دیگران و گاهی منحصر به فرد باشد. همچنین هر فردی ممکن است شایستگی‌های متنوعی را در سطوح مختلف دارا باشد.
تفاوت ارزیابی شایستگی با ارزیابی عملکرد
هنگامی که در خصوص ارزیابی نیروی انسانی صحبت به میان می‌آید، اولین و شاید تنها عبارتی که به ذهن میرسد، ارزیابی عملکرد است. بی تردید ارزیابی عملکرد فرآیندی ضروری برای کنترل، هدایت و تصمیم‌گیری در خصوص کارکنان سازمان است و جزو جدانشدنی نظام مدیریت منابع انسانی است. بعلاوه عملکرد هر فرد تا حد زیادی پیامد چگونگی مدیریت بر اوست. به همین علت بررسی نقش عملکرد کارکنان در دستیابی به اهداف سازمانی بسیار پیچیده است.
مثلا در مورد فردی که در کار خود از آزادی و اختیارات محدودی برخوردار است و مافوقش بر کار او نظارت همه جانبه دارد، حتی عینی‌ترین معیارهای اندازه‌گیری عملکرد هم نمی‌تواند به درستی و به دقت عملکرد فرد مورد نظر را بررسی کند. به همین علت تنها ملاک تصمیم‌گیری در خصوص کارکنان در حوزه‌های مختلف، از جمله، ارتقاء، تنزل، حقوق و دستمزد و … را نمی‌توان ارزیابی عملکرد قرارداد. برای رفع این نقیصه میتوان از روش‌های ارزیابی شایستگی استفاده کرد.
اهداف و کاربردهای ارزیابی شایستگی
منابع انسانی با ارزش‌ترین منبع هر سازمان محسوب می‌گردد. این عبارت بارها و توسط اغلب اندیشمندان مدیریت به کار رفته است. امّا واقعیت این است که شرط این با ارزش بودن، وجود شایستگی‌های مربوط به شغل در نیروی انسانی است. به همین علت ارزیابی و تعیین شایستگی‌های نیروی انسانی، فرآیندی بسیار موثر و کارآمد در مدیریت نیروی انسانی سازمان‌ها است.
اهداف
- برنامه‌ریزی نیروی انسانی به کمک ارزیابی شایستگی میتوان اطلاعات جامع و مانعی از دانش، توانایی و مهارت‌های کارکنان حاضر در سازمان به دست آورد. این اطلاعات کمک شایانی به برنامه‌ریزی صحیح نیروی انسانی می‌نماید.
- کارمند‌یابی و انتخاب نتیجه ارزیابی شایستگی نیروهایی که متقاضی استخدام هستند معیار بسیار خوبی برای انتخاب افراد شایسته است.
- آموزش و بهسازی نیازهای آموزشی کارکنان سازمان به وسیله اجرای فرآیند ارزیابی شایستگی به دست می‌آیند. در نتیجه اجرای ارزیابی شایستگی، فاصله شایستگی وضع موجود و وضع مطلوب کارکنان معین شده و پیرو آن نیازهای آموزشی که در صورت اجرای آن کارکنان میتوانند فاصله شایستگی‌های شغلی خود را پوشش دهند نیز مشخص می‌گردد.
- تشویق و تنبیه ارزیابی شایستگی به شناسایی ضعف‌ها و قوت‌های فردی در انجام وظایف محول شده منجر می‌گردد. و این امر مبنای تصمیماتی مانند ترفیع، تنزل، پاداش و … خواهد بود.
- شناسایی استعدادهای افراد استعدادهای نهایی افراد از طریق ارزیابی عملکرد، شناسایی می‌گردد.
منابع ارزیابی
1. ارزیابی شونده
گاهی اوقات از کارکنان خواسته میشود که خودشان را ارزیابی نمایند. این امر منطقی به نظر میرسد زیرا کارکنان بهترین کسانی هستند که میتوانند در مورد عملکرد خویش قضاوت نمایند. علاوه بر آن با این کار انگیزه کافی در آنها ایجاد شده و به صورت فعالی در فرآیند ارزیابی درگیر خواهند شد و همچنین به جریان اطلاعات مفید و سازنده از سطوح پایین به بالا منجر خواهد شد.
2. مدیر مستقیم ارزیابی شونده
با توجه به رابطه تنگاتنگ کاری بین سرپرستان و کارکنان و همچنین درجه مهارت و تخصص، سرپرست نسبت به افراد تحت سرپرستی خود منبع خوبی برای ارزیابی است.
3. همکاران
همکاران نیز میتوانند یکی از معتبرترین منابعی باشند که اطلاعات لازم برای ارزیابی را در اختیار دارند. همکاران با نیازمندی‌ها و الزامات شغلی آشنا بوده و فرصت زیادی برای مشاهده رفتارهای مناسب و حساس دارند ولی این روش هنگامی مطمئن و قابل استفاده است که:
الف) ترکیب همکاران برای مدت نسبتاً طولانی به همان شکل باقی بماند و تغییر نکند.
ب) وظایفی که اعضای گروه انجام می‌دهند، مرتبط و وابسته به یکدیگر باشد.
ج) همکارانی که عملکرد را ارزیابی می‌کنند، در رقابت مستقیم با یکدیگر برای دریافت همان پاداش‌ها (مثلاً ارتقای درجه یا پست) نباشند.
4. مشتریان
یکی از منابع اصلی در ارزیابی، رضایت مشتری و ارباب رجوع است که در حقیقت پایه و هدف اصلی انجام اقدامات یا عملیاتی است که به ارباب رجوع برمی‌گردد.
5. کارکنان زیر مجموعه
افراد تحت سرپرستی با توجه به ارتباط تنگاتنگ با سرپرست خود، به خوبی میتوانند در خصوص مهارت‌های تخصصی و همچنین مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی وی اظهار نظر نمایند. البته بدیهی است که این منبع تنها برای مشاغلی کاربرد دارد که با توجه به جایگاه سازمانی، مشمول نیروهای تحت سرپرستی باشند.
6. گزارشات مستقیم
گزارشات مستقیم به ویژه در مشاغل صف، مانند مشاغل خط تولید و حوزه فروش، که نتایج آن به صورت کمی قابل ارزیابی هستند میتوانند منبع منابع قابل اعتنایی در ارزیابی شایستگی شاغلین باشد. مانند گزارش ضایعات تولید، گزارش نارضایتی مشتریان از برخورد متصدی و …
7. ارزیاب بیرونی
ارزیابی توسط عناصر درون سازمانی مانند خود شاغل، سرپرست ناظر بر شاغل، همکاران شاغل و … در برخی موارد به دلایل مختلف قابل اعتماد نیست. از جمله این دلایل میتوان به غرض‌های شخصی، سوء روابط، رقابت و از این دست اشاره کرد. به همین علت سازمان‌ها درمواردی برای ارزیابی از ارزیاب یا داور برون‌سازمانی استفاده می‌کنند. این ارزیاب‌ها باید به خصوصیات و شرایط مورد ارزیابی تسلط کامل داشته باشند. در این صورت نتیجه ارزیابی آنها می‌تواند ملاک قابل قبولی برای ارزیابی شایستگی‌های شاغلین محسوب گردد.
8.گواهینامه‌ها
- هر یک از افراد سازمان، جدای از فرآیند ویژه ارزیابی شایستگی، در موقعیت‌های دیگری نیز مورد ارزیابی قرار گرفته و می‌گیرند. مانند ارزیابی برای صدور گواهی‌های ایمنی و یا ارزیابی‌های مربوط به گذراندن یک دوره آموزشی.
- گواهینامه‌های صادر شده در نتیجه این ارزیابی‌ها نیز یکی از منابع بسیار مهم و تعیین کننده در ارزیابی شایستگی شاغلین است.
آخرین مطالب
