کارتابل در کانون ارزیابی مدیران
تمرین کازیه/کارتابل از رایج ترین تمرین‌هایی است که در کانون‌های ارزیابی مدیران مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تمرین ارزیابان و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا طیف گسترده‌ای از توانایی‌ها و مهارت‌ها را در شرایطی که بسیار شبیه به محیط کار است، در ارزیابی‌شوندگان مورد بررسی قرار دهد.
در این تمرین‌ها از ارزیابی‌شونده خواسته می‌شود، مواردی را که در شغل خود با آنها مواجه می‌گردد بررسی نماید. هدف از کاربرد این ابزار این است که رفتار ارزیابی‌شونده در یک موقعیت واقعی شناسایی شده و مورد ارزیابی قرار گیرد. این تمرین نشان‌دهنده دقیق ویژگی‌ها و رفتارها در مقایسه با تکنیک‌های ارزیابی انتزاعی است.
در تمرین کازیه/کارتابل چه توانایی‌هایی ارزیابی می‌شوند؟
هدف از این تمرین شبیه‌سازی وقایع یک روز زندگی است و به کمک آن می‌توان دریافت که ارزیابی‌شوندگان برای تهیه پیش‌نویس یک پاسخ برای نامه الکترونیکی و نیز تهیه یک گزارش خلاصه چه میزان توانایی دارند. طی تمرین کازیه/کارتابل می‌توان توانایی ارزیابی‌شوندگان را در خصوص برنامه‌ریزی، اولویت بندی، تحلیل اطلاعات و تصمیم‌گیری موثر ارزیابی نمود. این توانایی‌ها شامل موارد ذیل می‌باشند:
- برنامه‌ریزی
- مهارت‌های ارتباطی
- حل مسئله
- مشتری مداری و…
در کازیه/کارتابل چه اتفاقی رخ می‌دهد؟
تمرین کازیه یک تمرین کلاسیک در بین تمرین‌های ک‍‍انون‌ارزیابی است. اما امروز نوع الکترونیکی آن یعنی کارتابل رایج شده است. بنابراین کازیه یک تمرین مبتنی بر کاغذ و کارتابل تمرینی با ماهیت الکترونیکی است. هدف، محتوا، روش و ماهیت هر دو تمرین یکسان است.
الف) تمرین کازیه
در این تمرین، پرسش‌های تشریحی، نامه‌ها و مستندات اداری و… در مقابل ارزیابی‌شونده در قالب کاربرگ‌های کاغذی قرار گرفته، و از وی خواسته می‌شود که پس از مرور مطالب، برای موارد خواسته شده، مانند تعیین الویت‌ها، تصمیم در مورد ارجاع دادن و چگونگی واکنش به آنها با نگارش نامه، یادداشت، تعیین جلسه، تلفن و… براساس الویت تصمیم‌گیری نماید.
ب) تمرین کارتابل
با گسترش روز افزون فناوری‌اطلاعات و کاربرد آن در فضای کسب وکار، از جمله اتوماسیون اداری، پست الکترونیک و…، استفاده از تمرین کارتابل در کانون‌های‌ارزیابی رایج شده است. در تمرین کارتابل، ارزیابی‌شوندگان وظایفی انجام می‌دهند که از طریق اتوماسیون اداری و یا ایمیل به آنان ارجاع می‌گردد.
وظایفی که ارزیابی‌شونده باید انجام دهد در قالب ایمیل‌های دریافتی و نامه‌ها، یادداشت‌ها یا گزارش‌های اتوماسیون اداری می‌باشد. در نمونه‌ای از این تمرین، ارزیابی‌شونده به یک ایمیل دسترسی خواهد داشت که در آن حدود 10 تا 20 نامه الکترونیکی، پیام و… وجود دارد که توسط افراد مختلف ارسال شده است. وی با این مکاتبات و موضوعات مختلف مواجه می‌شود، که باید آنها را مطالعه نموده و سپس براساس اولویت بندی، گزارش و پاسخ خود را کتباً ارائه دهد.
یک نمونه تمرین کارتابل/کازیه
1- مدیرتان از شما می‌خواهد که گزارشی را طی یک ساعت مشخص به وی ارائه دهید.
2- مشتری خواستار پاسخ فوری به شکایت خود می‌باشد.
3- یک تامین کننده منتظر پاسخ شما نسبت به پیشنهاد ارائه شده خود است.
حال، وظیفه ارزیابی‌شونده است که نامه‌ها را مطالعه نموده، پس از اولویت‌بندی، آنها تصمیم‌گیری کرده و با چه ترتیبی به آنها رسیدگی کرده یا به شخص دیگری واگذار نماید.
ویژگی‌ها
- این تمرین که بصورت فردی انجام می‌گردد، در زمره تمرین‌های نوشتاری قرار دارد.
- تمرین کازیه/کارتابل بین یک تا دو ساعت طول می‌کشد.
- محتوای این تمرین عموماً موضوعات روزمره و در اشکالی مانند گزارش، خبر، نمابر، صورت‌جلسه، ایمیل، نامه و… می‌باشد.
- بسیاری از تمرین‌های کازیه/کارتابل را نمی‌توان در یک زمان بسیار محدود انجام داد، زیرا هدف نهایی این نیست که تمام وظایف محوله در تمرین به پایان برسد، بلکه باید نشان داد که چگونه فرد مورد نظر با یک کار سنگین مقابله می‌کند.
مقالات مرتبط با کانون:
تمرین‌های گروهی در کانون ارزیابی و توسعه مدیران
ضرورت و اهمیت فناوری اطلاعات در کانون ارزیابی و توسعه مدیران
چالش‌های عمده در مدیریت منابع انسانی
کانون ارزیابی و توسعه‌مدیران؛ خطاهای‌ارزیابی درکانون
نمونه دیگر از تمرین کارتایل/کازیه
- دقایقی پیش صورت‌جلسه شورای مدیران منتشر شد، نظرتان را ارسال نمائید.
- پیام فوری مسئول دفتر: باید امشب گزارش عملکرد سازمان را در قالب سخنرانی ارائه نمائید.
- در اسرع وقت، جلسه‌ای برای بحث در مورد استراتژی‌های جدید سازمان ترتیب دهید.
مسئله: تصمیم خود را براساس اولویت بنویسید و گزارش لازم را ارائه نمائید.
بازخور تمرین کازیه/کارتابل
ارزیابان در مورد دلایل تصمیماتی که فرد اتخاذ نموده و در قالب گزارش ارائه داده است، سوالاتی مطرح می‌کنندو وی باید توضیح دهد. برای آنان مهم است که بدانند:
- استدلال ارزیابی‌شونده تا چه اندازه منطقی بوده است.
- انگیزه وی برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها چه بوده است.
- هدف وی از این که برخی امور را شخصاً انجام دهد و یا به دیگران تفویض می‌کند چیست؟
- ممکن است ماهیت پاسخ، درست یا غلط نباشد. موضوع به توجیه منطقی تصمیم‌های فرد بر می‌گردد.
کازیه/کارتابل
در تمرین کازیه/کارتابل
- ارزیابی شونده باید اولویت‌ها را مشخص کند.
- سپس بطور مناسب به آن اسناد یا ایمیل‌ها پاسخ دهد.
- ممکن است اطلاعات دیگری داده شود تا بتواند به طور مناسب پاسخ دهد
- در هرصورت فرد باید بطور منطقی کار کند. تمام اطلاعات موجود را مطالعه نماید. اگر موضوع برای او نا آشنا باشد، تفکر و بررسی ضروری است.
- ارزیابان به دنبال شناسایی و ارزیابی مهارت‌های سازمانی، نحوه تحلیل، تفسیر و اولویت‌بندی اطلاعات توسط ارزیابی‌شونده هستند.
ارزیابی شوندگان به خاطر داشته باشند:
- گزارش، سناریو و پیشنهادهایی که ارائه می‌دهند شفاف باشد.
- بر نکات اساسی متمرکز شوند نه نکات جزیی.
- هنگام ارائه برای نظرات و پیشنهادات خود دلایل منطقی داشته باشند.
- به اطلاعات نامربوط یا خطاها تکیه نکنند تا سردر گم نشوند.
- زمان کافی صرف تجزیه و تحلیل اطلاعات کنند.
