گزارش بازخور در کانون ارزیابی و توسعه مدیران چیست؟

گزارش بازخور

این گزارش شامل مجموعه‌ای از داده‌ها و اطلاعاتی درباره وضعیت برخورداری فرد ارزیابی شونده از شایستگی‌ها و قابلیت‌های ارزیابی شده و نیز نقاط قوت و قابل بهبود وی است. از این رو بازخور، عنصر حیاتی کانون‌های ارزیابی است. این در حالی است که متاسفانه، بعضی از کانون‌ها به ارائه بازخور توجهی نشان نمی‌دهند. این موضوع یک ضعف اصلی از کانون‌های ارزیابی است.

محور اصلی گزارش بازخور

محور اصلی گزارش بازخور، نتایج ارزیابی با استدلال، متقاعدسازی، قانع کردن و… برای پذیرش آن از سوی ارزیابی شونده است. به این ترتیب دانش و مهارت مدیر کانون ارزیابی و سایر همکاران در تهیه بازخور بسیار مهم و از جمله عوامل موفقیت هر کانون ارزیابی خواهد بود.

نکته

بعضی از مدیران سازمان به کانون ارزیابی توصیه می‌کنند از ارائه نتایج ارزیابی به فرد ارزیابی شونده خودداری نموده و آن را محرمانه نگهدارند. آنان از این موضوع غافل هستند که آگاهی حق مسلم ارزیابی شونده است. در چنین وضعیتی نه تنها ارزیابی شونده در ورطه ناآگاهی از عملکرد خود رها می‌شود، بلکه کانون ارزیابی به رسالت خود بی‌اعتنا خواهد ماند. باید توجه داشت که یکی از اهداف کانون ارزیابی، توسعه فردی ارزیابی شوندگان است. در همین راستا هدف گزارش بازخور، ارائه شناخت به ارزیابی شونده درباره عملکرد وی به تفکیک هریک از شایستگی‌های ارزیابی شده برای شناخت نقاط قوت و نقاط قابل بهبود وی برای برخوردار شدن از نقشه‌ای برای توسعه فردی است.

مالک نتایج ارزیابی

در کانون‌های ارزیابی نتایج ارزیابی متعلق به افراد زیر است:

1. ارزیابی شونده: ارزیابی شونده مخاطب و مالک اصلی بازخور است. نخستین هدف کانون ارزیابی این است که گزارش بازخور مستقیماً به وی ارائه گردد.
2. سازمان معرفی کننده: سازمان معرفی کننده ارزیابی شونده، دومین مالک و گیرنده بازخور است تا از نتایج ارزیابی فرد ارزیابی شونده برای انتخاب، انتصاب، توسعه و …. استفاده کند. در این وضعیت کانون ارزیابی گزارش بازخور را تدوین و به صورت محرمانه و مستقیما برای سازمان مذکور ارسال می‌کند.
3. کانون ارزیابی: تمامی مستندات ارزیابی و نیز گزارش بازخور به صورت محرمانه در آرشیو کانون ارزیابی نگهداری می‌شود. تنها مدیر کانون به آن دسترسی دارد. در واقع کانون راز دار و امانت‌دار مستندات و نتایج ارزیابی است.

انواع گزارش براساس شیوه ارائه

گزارش بازخور از این نظر که با کدام روش ارتباطی به فرد یا سازمان ارائه شود، به سه شیوه تهیه و ارائه می شود:

بازخور کتبی:

در این روش، گزارش بازخور به صورت مکتوب و در قالبی تحلیلی وضعیت شایستگی‌ها، قابلیت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی ارزیابی شونده را توصیف و ارائه می‌کند.

انواع بازخور کتبی براساس نوع هدف

کانون‌های ارزیابی گزارش بازخور را برای هریک از ذینفعان، براساس نیازهای آن‌ها تدوین کرده و ارائه می‌دهند. با این وصف، گزارش بازخور براساس اینکه بهره‌بردار آن فرد یا سازمان باشد، به سه نوع زیر تقسیم می‌شود:

1.گزارش بازخور برای فرد:

تعیین گزارش برای فرد ارزیابی‌ شوند تهیه و ارائه می‌شود. در بازخور کتبی فردی، سطح برخورداری ارزیابی شونده از شایستگی‌ها و قابلیت‌های ارزیابی شده و طیف نتایج آن شامل مطلوب، نیاز به توسعه و سرانجام ضعیف مشخص می‌شود.

اجزا و عناصر گزارش بازخور کتبی فردی

اگرچه اطلاعاتی که باید در گزارش فردی تبیین شود به اشکال مختلف بیان می‌گردد، ولی در هر صورت اجزا و عناصر یک گزارش مناسب باید شامل موارد ذیل باشد:

• مشخصات فردی شامل نام و نام خانوادگی، سازمان یا محل خدمت، پست یا سمت سازمانی، رشته و مقطع تحصیلی، جنسیت، سال تولد، سابقه خدمت، تاریخ ارزیابی
• تشکر از حضور فرد در کانون ارزیابی
• هدف کانون ارزیابی، کاربرد و نتایج فعالیت‌های آن
• معرفی اجمالی از ابزارهای استفاده شده برای ارزیابی فرد
• مقیاس‌های ارزیابی و سطح‌بندی امتیازهای بکار رفته درتعیین نتیجه ارزیابی
• معرفی مدل شایستگی مصادق فتاری
• امتیازات کسب شده توسط فرد به تفکیک شایستگی‌ها
• سطح شایستگی‌های فرد شامل مطلوب، نیاز به توسعه، و یا ضعیف
• تحلیلی کوتاه بر ویژگی‌های شخصیتی فرد

گزارش بازخور برای سازمان:

این دسته از گزارش‌های کتبی برای پاسخگویی به نیاز سازمان معرفی کننده ارزیابی شونده تهیه و ارائه می‌شود که عموماً در قالب جدول و نمودار ارائه می‌گردد.

گزارش بازخور برای مدیران:

این گزارش برای بالاترین مقام سازمان متبوع فرد ارزیابی شونده تهیه و ارائه می‌گردد. البته نکته قابل توجه این است که گاهی این گزارش و گزارش بازخور برای سازمان درهم ادغام و یکجا ارائه می‌شود.

انواع گزارش کتبی براساس نحوه تدوین

گزارش‌های بازخور براساس میزان اطلاعات و داده‌هایی که به بهره‌بردار می‌دهد، می‌تواند مختصر، مفصل و یا طولانی باشد. از این حیث بازخور کتبی به سه روش زیر تدوین و ارائه می‌گردد:

• گزارش‌های خیلی کوتاه: در این گزارش‌های مختصر، معمولا تنها به امتیازات مکتسبه فرد به تفکیک شایستگی‌ها و قابلیت‌ها، نقاط بهبود، الگوی شخصیتی وی در قالب جدید اکتفا می‌شود. این گزارش برای سازمان معرفی کننده فرد ارزیابی‌شونده تهیه و توصیه‌های کانون برای توسعه، ارتقاء مسیر شغلی مناسب و… ارائه می‌گردد.
• گزارش‌های کوتاه: در این گزارش‌ها معمولا امتیازات مکتسبه فرد به تفکیک شایستگی‌ها و قابلیت‌ها، سطح شایستگی‌های فرد، نقاط بهبود و راهکارهای توسعه و توانمندسازی و بالاخره ویژگی‌های شخصیتی فرد بیان می‌شود. این گزارش برای بالاترین مدیر سازمان و در حدود یک تا دوصفحه ارائه می‌گردد.
• گزارش‌های بلند و مفصل: این بازخور برای فرد ارزیابی شونده در قالب چند صفحه تهیه و ارائه می‌گردد.